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Privacy Policy

Hogg Robinson

Politique de confidentialité

APERÇU

Hogg Robinson France SAS (qui exerce ses activités sous la raison sociale HRG France), Tour Solad, 5 rue Chante Coq, 92808 Puteaux, France (ci-après dénommée « HRG », « nous », « notre » et « nos ») prend très au sérieux ses responsabilités en matière de protection des données et de vie privée. La présente politique de confidentialité explique comment nous collectons, traitons et partageons les données à caractère personnel dans l’exercice de nos activités, et notamment :

  • Quelles données à caractère personnel nous collectons et quand, et pourquoi nous les traitons ;
  • Comment nous partageons ces données au sein de HRG et avec nos fournisseurs de services, les autorités de régulation et les autres tiers ;
  • Comment nous utilisons les cookies ;
  • Le transfert de données à caractère personnel à l’échelle mondiale ;
  • Comment nous protégeons et conservons les données à caractère personnel ;
  • Les droits légaux dont vous disposez pour gérer votre vie privée ;
  • Comment vous pouvez nous contacter pour toute assistance supplémentaire.

Nous nous engageons fermement à protéger et respecter votre vie privée. Nous conserverons, traiterons et transférerons les données à caractère personnel que nous collectons à votre sujet, et qui vous identifient personnellement, uniquement en vertu des lois en vigueur, de la présente politique de confidentialité et des conditions indiquées au(x) point(s) où nous les recueillerons (les « Modalités de collecte »). En cas d’incompatibilité entre les Modalités de collecte et la présente politique de confidentialité, ce sont les Modalités de collecte qui prévalent.

La présente politique de confidentialité s’applique aux données que nous collectons et traitons par le biais du ou des sites web sur lesquels elle figure. Elle ne s’applique pas à la collecte ou au traitement entrepris dans le cadre des services de voyage que HRG vous fournit, à vous ou l’entreprise pour laquelle vous travaillez, lorsque les droits et responsabilités de HRG sont précisés dans le ou les contrats conclus pour la prestation de ces services et/ou dans les politiques de confidentialité fournies séparément.

Vous pouvez consulter des informations supplémentaires sur HRG, y compris ses sites géographiques, sur www.hrgworldwide.com ou en nous contactant aux coordonnées indiquées dans la section « nous contacter ».

Modifications de notre politique de confidentialité

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité à tout moment afin de l’adapter aux exigences légales et à la manière dont nous exerçons notre activité. Nous publierons sur ce site la politique de confidentialité mise à jour pour que vous sachiez toujours quelles données nous collectons, comment nous les traitons et dans quelles conditions nous les divulguons. Par conséquent, nous vous invitons à consulter ces pages régulièrement afin de vous tenir au courant de la toute dernière version de notre politique de confidentialité.

Vous trouverez peut-être sur notre site web des liens externes vers des sites web tiers. La présente politique de confidentialité ne s’applique pas à votre utilisation de ces sites.

QUELLES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL COLLECTONS-NOUS ET QUAND, ET POURQUOI LES TRAITONS-NOUS ?

Quand nous collectons les données

La présente politique de confidentialité décrit quelles données à caractère personnel nous recueillons à votre sujet si :

  • vous utilisez notre site web ;
  • vous nous contactez en utilisant les coordonnées indiquées dans la section « nous contacter », ou vous remplissez un formulaire de demande de renseignements ou autre sur le site.

Données à caractère personnel que nous collectons et traitons si vous utilisez nos sites web ou nos services en ligne

Nous pouvons collecter divers types de données à caractère personnel vous concernant, notamment :

  • les données que vous nous fournissez lorsque vous utilisez la section « nous contacter » ou lorsque vous remplissez un formulaire de demande de renseignements ou autre sur le site (par exemple, votre nom, adresse électronique et numéro de téléphone) ;
  • Si vous nous contactez, nous pouvons conserver cette correspondance dans nos dossiers.

Vous devez toujours fournir des données à caractère personnel exactes, et vous convenez de les mettre à jour, si besoin est, de la manière précisée ci-dessous. Vous convenez aussi que, en l’absence de toute mise à jour, nous pouvons supposer que les données à caractère personnel que vous nous avez fournies sont exactes.

Comment traitons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous traitons les données à caractère personnel que vous nous fournissez pour vous contacter et vous fournir les informations et services que vous nous avez demandés et pour traiter toutes les questions découlant de ce contact, et/ou pour permettre à un membre du groupe de sociétés Hogg Robinson et/ou du réseau de partenaires HRG de vous contacter et de vous fournir les informations ou services que vous avez demandés et de traiter toutes les questions découlant de ce contact.

La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel

Nous ne collecterons, traiterons et partagerons vos données que si nous sommes convaincus que nous pouvons fonder ces activités sur une base juridique. Il peut notamment s’agir du fait que :

  • notre traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire aux fins de nos intérêts légitimes en notre qualité d’organisation commerciale (par exemple pour communiquer avec vous sur demande dans le cadre de nos services et pour apporter des améliorations à nos sites web et nos services) ; dans ce cas, nous gérerons toujours vos données d’une manière proportionnée qui respecte vos droits à la vie privée, et vous avez le droit de vous opposer à leur traitement comme l’explique la section ci-après intitulée « Droits légaux dont vous disposez pour gérer votre vie privée » ; et/ou
  • notre traitement de vos données à caractère personnel est nécessaire en vue de respecter une obligation légale ou réglementaire qui nous incombe, par exemple la divulgation d’informations exigée par l’administration fiscale, les organismes d’application de la loi et/ou les organismes de réglementation.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter aux coordonnées figurant dans la section « nous contacter ».

DIVULGATION DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL AU SEIN DE HRG ET À DES TIERS

Nous partageons vos données de la manière et aux fins précisées ci-dessous :

  • avec les membres du groupe de sociétés Hogg Robinson et/ou du réseau de partenaires HRG, aux fins précisées dans la section ci-dessus, et sinon lorsque cela est nécessaire pour vous fournir nos services ou pour gérer notre activité ;
  • avec les tiers qui gèrent notre activité et nous fournissent des services. Il peut notamment s’agir des fournisseurs de stockage de données auxquels nous faisons appel pour l’exploitation du site et/ou la prestation de tout service fourni via le site (ces fournisseurs ne disposent pas d’un accès direct aux données à caractère personnel sauf indication contraire sur le site) ;
  • lorsque nous sommes tenus de le faire, nous les partageons avec nos autorités de régulation, afin de respecter toutes les lois, réglementations et règles en vigueur et de répondre aux demandes faites par un organisme d’application de la loi, de réglementation ou autre ;
  • avec un futur acquéreur d’une partie ou de la totalité de nos actifs ou, le cas échéant, des actifs d’une partie ou de la totalité du groupe de sociétés Hogg Robinson ; et
  • dans le cas peu probable où nous estimons de bonne foi que nous sommes tenus de les partager afin de protéger nos droits ou biens ou ceux de nos clients et/ou de leurs employés.

UTILISATION DE COOKIES

Des informations sur l’utilisation des cookies sur ce site sont données à la rubrique Politique d’utilisation des cookies du site.

LE TRANSFERT DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL À L’ÉCHELLE MONDIALE

HRG exerce son activité à l’international. En conséquence, il est possible que vos données à caractère personnel soient transférées et conservées dans des pays hors de l’Union européenne, y compris les États-Unis, qui sont soumis à des normes de protection des données différentes. HRG s’engage à prendre des mesures appropriées pour que les transferts de données à caractère personnel respectent les lois applicables et soient gérés avec soin en vue de protéger vos droits à la vie privée et vos intérêts ; ces transferts seront, en outre, limités aux pays qui sont reconnus comme assurant un niveau adéquat de protection légale ou pour lesquels nous pouvons établir que d’autres dispositions ont été prises pour protéger vos droits à la vie privée. À cet effet, lorsque nous recevons des demandes d’information en provenance d’organismes d’application de la loi ou d’autorités de régulation, nous les vérifions avec soin avant de divulguer des données à caractère personnel.

Vous avez le droit de nous contacter pour en savoir plus sur les garanties que nous avons mises en place (y compris une copie de nos engagements contractuels pertinents) pour assurer la protection adéquate de vos données lors de leur transfert tel que mentionné ci-dessus.

COMMENT PROTÉGEONS-NOUS ET CONSERVONS-NOUS LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?

Sécurité

Nous avons mis en œuvre et maintenons des politiques, procédures et mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées, qui sont destinées à réduire le risque de destruction ou perte accidentelle, de divulgation non autorisée des données à caractère personnel ou d’accès non autorisé à de telles données et afin de garantir un niveau de sécurité adapté aux données concernées. Nous prenons notamment les mesures suivantes : exigence d’engagements du respect de la confidentialité de la part de notre personnel et de nos fournisseurs de service, destruction ou anonymisation permanente des données si elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et mise en place de mesures de sécurité appropriées pour nos systèmes et réseaux.

Conservation de vos données à caractère personnel

Nous conserverons vos données à caractère personnel aussi longtemps qu’il est raisonnablement nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, qui sont mentionnées dans la présente politique. Dans certains cas, nous pouvons conserver vos données à caractère personnel pour des durées plus longues, par exemple lorsque nous sommes tenus de le faire conformément à des exigences légales, réglementaires, fiscales ou comptables.

Dans des cas particuliers, nous pouvons conserver vos données à caractère personnel pour des durées plus longues afin d’avoir un relevé précis de vos transactions avec nous au cas où nous devrions répondre à toute réclamation ou contestation de votre part, ou si nous estimons raisonnablement qu’une action en justice pourrait potentiellement être engagée à propos de vos données ou transactions.

LES DROITS LÉGAUX DONT VOUS DISPOSEZ POUR GÉRER VOTRE VIE PRIVÉE

Sous réserve de certaines exemptions, et dans certains cas selon l’activité de traitement que nous entreprenons, vous disposez de certains droits en ce qui concerne vos données à caractère personnel.

Nous pouvons vous demander des informations supplémentaires à des fins de vérification de votre identité et à des fins de sécurité, avant de vous communiquer les données à caractère personnel que vous nous demandez. Nous nous réservons le droit d’exiger des frais d’administration si la loi le permet, par exemple si votre demande est manifestement injustifiée ou excessive.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant aux coordonnées indiquées dans la section « nous contacter ». Sous réserve de considérations légales ou d’autres considérations admissibles, nous ferons tout ce qui est raisonnablement possible pour répondre rapidement à votre demande ou vous informer si nous avons besoin d’informations supplémentaires pour y répondre.

Nous ne serons peut-être pas toujours capables de répondre pleinement à votre demande, par exemple si une telle réponse compromet une obligation de confidentialité envers d’autres ou si nous avons légalement le droit de traiter la demande d’une manière différente.

Droit d’accès aux données à caractère personnel

Vous avez le droit de nous demander de vous fournir une copie des données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, et de recevoir les informations suivantes : (a) la source d’où proviennent vos données ; (b) les finalités, la base juridique et les méthodes du traitement ; (c) l’identité du responsable du traitement : et (d) les entités ou catégories d’entités à qui vos données peuvent être transférées.

Droit de rectification ou droit à l’effacement des données à caractère personnel

Vous avez le droit de nous demander de rectifier les données à caractère personnel inexactes. Nous pouvons essayer de vérifier l’exactitude des données avant de les rectifier.

Vous pouvez aussi nous demander d’effacer vos données à caractère personnel dans les cas limités suivants :

  • elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ; ou
  • vous avez retiré votre consentement (lorsque le traitement des données est fondé sur le consentement) ; ou
  • vous avez exercé votre droit d’opposition avec succès (voir « Droit d’opposition au traitement de vos données à caractère personnel » ci-dessous) ; ou
  • les données ont été traitées de manière illicite ; ou
  • pour respecter une obligation légale à laquelle HRG est soumise.

Nous ne sommes pas tenus de faire suite à votre demande d’effacement de données si le traitement de ces données est nécessaire :

  • pour respecter une obligation légale ;
  • aux fins de constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice.

Droit à la limitation du traitement des données à caractère personnel

Vous pouvez nous demander de limiter le traitement de vos données, mais uniquement si l’un des éléments suivants s’applique :

  • l’exactitude des données est contestée, pour nous permettre d’en vérifier l’exactitude ; ou
  • le traitement est illicite, mais vous vous opposez à leur effacement ; ou
  • elles ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, mais nous avons encore besoin d’elles pour constater, exercer ou défendre des droits en justice ; ou
  • vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement, et la vérification de motifs impérieux de traitement est en cours.

Nous pouvons continuer à traiter vos données à caractère personnel à la suite d’une demande de limitation :

  • si vous nous avez donné votre consentement ; ou
  • pour constater, exercer ou défendre des droits en justice ; ou
  • pour protéger les droits d’une autre personne physique ou morale.

Droit d’opposition au traitement des données à caractère personnel

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, dont nos intérêts légitimes constituent la base juridique, si vous estimez que vos libertés et droits fondamentaux prévalent sur nos intérêts légitimes.

Si vous vous opposez au traitement, nous avons la possibilité de démontrer qu’il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos droits et libertés.

Droit d’obtenir une copie des garanties de protection des données à caractère personnel utilisées pour les transferts vers un pays tiers

Vous pouvez demander une copie des garanties en vertu desquelles vos données à caractère personnel sont transférées en dehors de l’Union européenne, ou une référence auxdites garanties.

Nous pouvons rédiger des accords de transfert de données pour protéger les conditions commerciales.

Droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale

Vous avez le droit d’introduire une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale si vous avez des inquiétudes concernant le traitement de vos données à caractère personnel.

Nous vous demandons de bien vouloir essayer, en premier lieu, de résoudre tout problème avec nous, mais vous pouvez contacter votre autorité de contrôle à tout moment.

NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions, inquiétudes ou réclamations concernant notre respect de la présente politique et des lois sur la protection des données, ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits, nous vous saurions gré de nous contacter en premier lieu en utilisant la rubrique « nous contacter » du site. Nous mènerons des enquêtes et essayerons de répondre aux réclamations et contestations, et ferons tout ce qui est raisonnablement possible pour donner suite à votre demande d’exercer vos droits, dans les meilleurs délais et, au demeurant, dans les délais prévus par les lois sur la protection des données.

Contacter votre autorité de contrôle en matière de protection des données à caractère personnel

Vous avez le droit d’introduire à tout moment une réclamation auprès de votre autorité de contrôle locale en matière de protection des données (c’est-à-dire dans le pays dans lequel se trouve votre résidence habituelle, votre lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise). Nous vous demandons de bien vouloir essayer de résoudre tout problème avec nous avant de contacter votre autorité de contrôle locale.